Administratief Medewerker op de Technische Dienst (m/v/x)

Bedrijfsomschrijving

In het hart van Brussel, zorgen wij voor iedereen. Kliniek Sint-Jan is een plek waar we luisteren en verschillen respecteren. Dat geldt voor onze meer dan 30.000 patiënten én voor de 1.800 collega’s van ons ziekenhuis. Samen zetten we ons in om de beste zorg te bieden, gebruikmakend van vooruitstrevende behandelingen en nieuwe technologieën. En samen creëren we een omgeving waar iedereen zich thuisvoelt.

Vacatureomschrijving

Om ons team te versterken bij de Technische Dienst zijn we op zoek een administratief medewerker. In deze functie ben jij de centrale schakel tussen de aanvragen voor technische interventies (algemeen of biotechnisch onderhoud) en onze technische dienst en zijn Technici.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

• Je centraliseert interventieaanvragen (intern of extern) en vertaalt deze naar werkorders en planning voor technici in onze maintenance software
• Je beantwoordt eerstelijnsvragen over deze verzoeken en bepaalt het urgente karakter ervan
• Je plant bezoeken aan keuringsinstanties volgens de jaarplanning die je collega opstelt
• Je beheert de operationele monitoring van inspectiebezoeken door de toegang tot installaties te garanderen, technici in te plannen en nieuwe werkorders aan te maken op basis van opmerkingen uit rapporten na de bezoeken
• Je zorgt voor het administratief beheer van de dienst (organisatie en rapportering van vergaderingen, administratieve ondersteuning aan de technisch manager, actualiseren van verschillende informatiebronnen, enz.)
• Indien nodig voer je de administratieve opvolging uit van verzekeringsdossiers, controleer je de geldigheid van ontvangen aankooporders en formaliseer je procedures in het kader van accreditaties
• Op termijn kan je ook de officiële documenten voor de administratie invullen (vergunningaanvraag, bonussen etc.).

Functie-eisen

• Je hebt een klantbenadering en verwelkomt interventieaanvragen op een rustige en professionele manier. Hierdoor begrijp je en evalueer je de aard van de interventieaanvragen voor een optimale en snelle ondersteuning te garanderen.
• Je houdt van teamwerk en communiceert vlot met het team van technici en alle interne en externe contacten
• Je toont een grote administratieve nauwkeurigheid, zodat je al je dossiers up-to-date kunt houden en gemakkelijk informatie kunt vinden.
• Je toont diplomatie en bent in staat de kalmte te bewaren, zelfs in noodsituaties en stressvolle situaties
• Je hebt een gelijkwaardige opleiding of ervaring in administratieve ondersteuning en interesse in techniek of omgekeerd
• Je belangrijkste werkinstrument is CMMS (Ultimo), ervaring met Ultimo of vergelijkbare software is een pluspunt
• Microsoft Office heeft geen geheimen voor u (Word, Excel, Outlook)
• Je drukt je uitstekend uit in het Frans en/of Nederlands en weet je verstaanbaar te maken in de andere landstaal
• Ervaring in de zorgsector is een pluspunt

Aanvullende informatie

• Contract van bepaalde duur, verlengbaar met uitzicht op vast
• Een fulltime baan, uren tussen 8.00 en 16.06 uur.
• Een fijne, menselijke omgeving
• Een werkomgeving waarin de mens centraal staat
• Een salaris conform de sector
• Hospitalisatieverzekering na 6 maanden, een verzekering ongevallen privéleven, overlijden en invaliditeit
• 24 vakantiedagen per jaar
• Opvang van zieke kinderen aan 20€/dag, in functie van de beschikbare plaatsen
• Medische raadplegingen in Sint-Jan aan ziekenfondstarief
• Een plaats van tewerkstelling die vlot bereikbaar is met het openbaar vervoer
• Tussenkomst onkosten openbaar vervoer