Directieassistent (m/v/x) van de medische directie

Bedrijfsomschrijving

In het hart van Brussel, zorgen wij voor iedereen. Kliniek Sint-Jan is een plek waar we luisteren en verschillen respecteren. Dat geldt voor onze meer dan 30.000 patiënten én voor de 1.800 collega’s van ons ziekenhuis. Samen zetten we ons in om de beste zorg te bieden, gebruikmakend van vooruitstrevende behandelingen en nieuwe technologieën. En samen creëren we een omgeving waar iedereen zich thuisvoelt.

Site: Kruidtuin

Voltijds contract van onbepaalde duur

Vacatureomschrijving

Missie:

Als assistent van de medische directeur van de Kliniek Sint-Jan zorg je voor een efficiënte ondersteuning van de CMO en het medische departement en draag je de waarde van de Kliniek Sint-Jan hoog in het vaandel om het CMO Office te vertegenwoordigen.

Taken:

• Je bent het eerste aanspreekpunt van het CMO-office voor de interne en externe contacten.  In die rol verwelkom je bezoekers en zorg je voor een warm en professioneel onthaal en ondersteuning. Je straalt geloofwaardigheid en betrouwbaarheid uit om het CMO-office te vertegenwoordigen.
• Je verzorgt het geavanceerde agendabeheer van de CMO. Hiervoor maak je prioriteitskeuzes en geeft aanbevelingen voor een vlot verloop van de weekactiviteit. Je organiseert vergaderingen, calls voor de CMO, je reserveert zalen en zorgt voor de nodige logistiek.
• Je houdt een helikopterview op de activiteiten van de CMO en anticipeert en plant ruim vooraf activiteiten en projecten in om alle deadlines te halen, rekening houdende met veranderende omstandigheden en spoedsituaties.
• Je behandelt de e-mails en het telefonisch verkeer en staat in voor de briefwisseling van het CMO-office.
• Je anticipeert de ’behoeften van de CMO en houdt haar/hem op de hoogte van alle verbintenissen en lopende zaken m.b.t. de activiteiten van het CMO-office.
• Je ondersteunt projecten, werkt mee aan de projectplanning, de opvolging van de te leveren producten en deadlines, je verzamelt informatie en gegevens, maakt presentaties, projectdocumenten en verslagen aan, bereidt erkenningsdossiers voor, enz.
• In samenspraak met de Communicatie-afdeling, bereid je de communicatie vanuit het CMO-office voor in de stijl van de CMO en volgens de waarden en missies van de Kliniek; je organiseert of ondersteunt events en bent verantwoordelijk voor de logistieke aspecten ervan.
• Je draagt bij en werkt mee aan het bestendigen van de contacten binnen het netwerk van de CMO.
• Je stelt beleidsregels en procedures voor en ontwikkelt ze om de efficiëntie van het CMO-office te blijven verhogen volgens de evolutie van de Kliniek.
• Je bent verantwoordelijk voor de bevoorrading van het CMO-office en werkt mee aan de selectie van leveranciers en de aankoop van materiaal.
• Je voert andere ad hoc taken uit volgens de noden van de CMO en gewijzigde omstandigheden.

Functie-eisen

• Je kan bogen op een vroegere gelijkaardige succesvolle ervaring als assistant in C-suite in een andere organisatie of instelling. Ervaring in een ziekenhuis is een troef.
• Integriteit & vertrouwelijkheid zijn de basis van jouw handelen.
• Je geeft blijk van een uitzonderlijk organisatievermogen en biedt een hoog kwaliteitsniveau met oog voor detail zelfs onder druk en met een positieve en professionele attitude.
• Je hebt een self-starter attitude, werkt zeer autonoom en blijft gefocust op het bereiken van resultaten.
• Je gaat op een behendige manier om met veranderingen, onvoorziene omstandigheden en dringende situaties en past je aan om de juiste beoordeling en een snelle turnaround te vinden.
• Je beheert tijd doeltreffend en houd je aan tijdschema’s, afgesproken instructies en voorziene procedures.
• Je toont respect en fijngevoeligheid voor culturele en religieuze verschillen.
• Je schrijft duidelijk, beknopt en correct en structureert informatie volgens het beoogde publiek.
• Je werkt productief in een stressvolle omgeving en houdt je emoties onder controle.
• Je begrijpt nieuw verkregen informatie snel en beheert de kennis op een zinvolle en efficiënte manier.
• Je werkt aan een wijd en effectief netwerk van contacten binnen en buiten de organisatie en kan goed om met verschillende mensen op alle niveaus binnen de organisatie.
• Je bent perfect tweetalig Nl/Fr, zowel mondeling als schriftelijk.
• MS Officepakket (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en online vergadertools hebben voor jou geen geheimen meer.

Aanvullende informatie

Wij bieden:

• Een aantrekkelijke verloning in lijn met wat gangbaar is in de sector
• Een hartelijke werkomgeving waar het menselijke aspect voorop staat en waar je omringd wordt door een fantastisch team
• Een eindejaarspremie om je inzet en werk te belonen
• Een verzekering ongevallen privéleven die medische kosten en mogelijke inkomstenverliezen dekt
• Een vergoeding voor de kosten van het openbaar vervoer
• Een fietsvergoeding
• Een hospitalisatieverzekering met uitgebreide dekking in het geval van medische problemen
• 24 vakantiedagen per jaar met bijkomende dagen vanaf 50 jaar zodat je optimaal kan genieten van je rust- en ontspanningsmomenten
• Medische consultaties aan voordeeltarief in Kliniek Sint-Jan
• Bijscholingen om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in je domein
• Exclusieve kortingen bij een selectie van winkels en online aanbieders
• Toegang tot het bedrijfsrestaurant waar je terecht kan voor heerlijke warme maaltijden, broodjes en salades aan gunstige tarieven. Goed om te weten: elke middag is er gratis soep

Interesse? Stuur uw sollicitatie met gedetailleerd cv en motivatiebrief naar het departement Human Resources via www.klstjan.be  - JOBS