PMO Coördinator (m/v/x)

Bedrijfsomschrijving

Deel uitmaken van de Kliniek Sint-Jan betekent vooral deel uitmaken van een zorginstelling waar vriendelijkheid, respect en kwaliteit voorop staan. Je komt terecht in een serieuze, professionele en warme werkomgeving. In deze context koesteren we een omgeving waarin elke persoon gekend en erkend wordt. De culturele, taalkundige en sociale diversiteit van onze professionals en patiënten is onze grootste trots.

De Kliniek Sint-Jan ligt in hartje Brussel en telt 548 bedden verdeeld over 3 ziekenhuissites. 280 artsen en meer dan 1800 medewerkers bieden dagelijks hoogwaardige behandeling en kwaliteitszorg en bieden uitgebreide en multidisciplinaire patiëntenzorg.

Vacatureomschrijving

Onder de verantwoordelijkheid van de algemene directie van Kliniek Sint-Jan en in functioneel contact met de projectsponsors en de institutionele stuurgroepen, is de PMO-coördinator verantwoordelijk voor het beheer van alle aspecten van de uitvoering van het projectmanagement. Hij/zij leidt het projectteam (1 persoon) en beheert de volledige cyclus van ziekenhuisprojecten die aan hem worden voorgelegd. Hij/zij werkt nauw samen met het kwaliteitsteam (1 persoon). De effectieve samenwerking tussen deze verschillende entiteiten weerspiegelt de wens om de beste samenhang en methodologische ondersteuning te bieden die nodig is bij de ontwikkeling van initiatieven en projecten die gericht zijn op de continue verbetering van organisatorische en functionele processen met een positief perspectief op de patiëntervaring enerzijds, en de ontwikkeling van ziekenhuisactiviteit en innovatie anderzijds.

Daartoe werft de Kliniek Sint-Jan aan een:

PMO Coördinator (m/v/x)

Functie:

1) Overleg met de Algemene Directie

• Stelt samen met de algemene directie de prioriteits- en urgentieniveaus vast van de projecten die worden voorgelegd.
• Informeert de algemene directie en het directiecomité regelmatig over de verwezenlijkingen en voortgang van lopende projecten.

2) Projectcoördinatie

• Fungeert als interface met de actoren en opdrachtgevers van de betrokken directies en diensten.
• Coördineert de stuurgroep voor de samenstelling van het kernteam dat het project zal ontwikkelen in overeenstemming met de toegewezen middelen en rekening houdend met de nodige technische en functionele vaardigheden.
• Stelt een aangepaste werkmethode en een evaluatieplan op voor de opvolging van het project.
• Coördineert en neemt deel aan de definitie en formulering van functionele en/of technische eisen in samenwerking met interne sponsors.
• Coördineert en neemt deel aan het opstellen van de algemene en gedetailleerde specificaties van het project, evenals de uitwerking van de structuur en de werkingsregels.
• Coördineert en neemt deel aan de voorbereiding van een eventuele aanbesteding.
• Verzamelt de elementen van het lastenboek en de doelstellingen van de opdrachtgever van het project en neemt deel aan de finale voorbereiding.
• Stelt de opdrachtgever en de stuurgroep een planning en fasering voor van het actieplan binnen de gestelde termijnen en de toegekende menselijke en financiële middelen.
• Beoordeelt de risico's die zich kunnen voordoen tijdens de uitvoering van het project.

3) Samenwerking met een stuurgroep

• Rapporteert aan de stuurgroep de resultaten en voortgang van het team in elke fase die bij de ontwikkeling van het project is vastgesteld.
• Laat door de stuurgroep de voortgang van de werkzaamheden en de afronding valideren.

4) Projectontwikkeling, -beheer en -bewaking

• Beheert het volledige project tot aan de voltooiing ervan, met inachtneming van de vooropgestelde doelstellingen, de kosten en tijdschema's voor de voltooiing, alsmede de waarden die aan het begin van het project gedefinieerd zijn.
• Formaliseert werkprocessen en functioneringsregels.
• Zorgt voor communicatie met alle belanghebbenden van het project.
• Zorgt voor rapportage aan de stuurgroep, de opdrachtgever en het directiecomité.
• Stuurt, meet en controleert de voortgang van het project met een beheerssysteem (dashboards, indicatoren, planning).
• Plant, organiseert en stuurt de activiteiten aan om de doelstellingen van de opdrachtgever en/of stuurgroep te behalen.
• Structureert en bewaakt de voortgang van het project.
• Controleert de overgang van de ene fase van het project naar de andere.
• Monitort en evalueert methodisch en systematisch de behaalde resultaten.
• Houdt toezicht op alle valideringstests van de voorgestelde acties.
• Verdedigt het project in de afdelingen.

5) Leiderschap, management en animatie van het projectteam

• Adviseert het directiecomité over methodologie, strategie-implementatie en de ontwikkeling van een projectmanagementbeleid.
• Verzekert de supervisie en de coördinatie van het PMO-team (personeelskader, rekrutering, dagelijks beheer van de continuïteit, opleidingsplan…)
• Communiceert met externe instanties (FOD Volksgezondheid, RIZIV, federaties, Accreditatie, Certificatie, enz.) en externe partners (Patiëntenverenigingen enz...)
• Houdt de groep binnen het kader gedefinieerd door de stuurgroep.
• Stuurt, coördineert en animeert de acties en uitvoering van de missies van het team.
• Beheert de middelen die onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen.
• Bevordert het gebruik door het team van zijn/haar kennis, menselijke en technische vaardigheden en financiële middelen ten dienste van het project.
• Controleert zijn/haar effectiviteit als leider en oefent een positieve en stuwende invloed uit op het team.
• Stelt aan het team werkmethodes voor.
• Waarborgt de kwaliteit van het werk en de samenwerking.

6) Beheer contact klant-leverancier

• Ontwikkelt een samenwerkingsnetwerk.
• Legt contacten voor samenwerking en informatie-uitwisseling.
• Mobiliseert de belangrijkste belanghebbenden om hen in het project te integreren.
• Brengt doeltreffende communicatie en samenwerking tot stand en onderhoudt deze tussen mensen en groepen die bij het project betrokken zijn.

7) Intermediair tussen interne en externe actoren

• Is de interface tussen interne en externe samenwerkingen van de instelling m.b.t. de projecten.
• Beheert stakeholders buiten de instelling.
• Houdt toezicht op en coördineert het werk van alle interne en externe belanghebbenden.

8) Budgetbeheer

• Ziet toe op de naleving van het budget dat aan het project is toegewezen en informeert de stuurgroep.

9) Administratieve opvolging

• Ontwikkelt, vervolledigt, finaliseert en valideert de documenten die in het kader van het project moeten worden opgeleverd.
• Analyseert documentatie die relevant is voor het project.
• Maakt gebruik van computertools (kantoorautomatisering en specifieke programma's). en volgt

Functie-eisen

• Diepgaande kennis van ziekenhuisorganisatie, kwaliteitsmanagement en projectmanagement.
• Aanzienlijke professionele ervaring in het ziekenhuis (min. 5 jaar) in de uitoefening van leidinggevende functies.
• Modern en participatief management met een focus op de ontwikkeling van mensen en vaardigheden.
• Strategische visie op de evolutie van organisatieprocessen en managementpraktijken.
• Proactief en resultaatgericht, klantgericht, open voor innovatie.
• Openheid voor vragen die verband houden met culturele diversiteit in ziekenhuizen.
• Leiderschap, werkorganisatie, projectmanagement, stressbestendigheid, initiatief, multidisciplinaire en hiërarchische samenwerkingsvaardigheden.
• Dynamiek, flexibiliteit, creativiteit en nauwgezetheid.
• Interpersoonlijke vaardigheden, communicatieve en luistervaardigheden.
• Analytische en synthesevaardigheden.
• Kennis van informaticatools.
• Actieve tweetaligheid (nl/fr). Kennis van het Engels is een pluspunt.
• Vereist opleidingsniveau: Masterdiploma of gelijkwaardig. Aanvullende certificering in projectmanagement.

Aanvullende informatie

• Een fijne, menselijke omgeving
• Een werkomgeving waarin de mens centraal staat
• Een salaris conform de sector
• Hospitalisatieverzekering na 6 maanden, een verzekering ongevallen privéleven, overlijden en invaliditeit
• 24 vakantiedagen per jaar
• Opvang van zieke kinderen aan 20€/dag, in functie van de beschikbare plaatsen
• Medische raadplegingen in Sint-Jan aan ziekenfondstarief 
• Een plaats van tewerkstelling die vlot bereikbaar is met het openbaar vervoer
• Tussenkomst onkosten openbaar vervoer

Heb je interesse in deze rol? Gelieve uw motivatiebrief en uw curriculum vitae te bezorgen naar aan Kliniek Sint-Jan, Kruidtuinlaan 32, 1000 Brussel, ter attentie van Alexandre Deschuymere, algemeen directeur of via e-mail: [email protected], tel. 02/221.90.01.