Description de l'entreprise
Au cœur de Bruxelles, nous prenons soin de tout un chacun. La Clinique Saint-Jean est un lieu d'écoute et de respect des différences. Cela vaut pour nos plus de 30.000 patients et pour nos 1.800 collègues. Ensemble, nous nous engageons à offrir les meilleurs soins, en utilisant des traitements de pointe et des nouvelles technologies. Et ensemble, nous créons un environnement où tout le monde se sent chez soi.
Description du poste
Pou renforcer notre département Technique, nous recherchons un.e collaborateur.trice adminsitratif.ve.
Dans ce poste vous serez le maillon central entre les demandes d'intervention techniques (maintenance générale ou biotechnique) et notre département technique et ses techniciens.
Vos responsabilités principales sont les suivantes:
- Vous centralisez les demandes d’intervention (internes ou externes) et les traduisez en ordre de travail et planning pour les techniciens dans notre logiciel de gestion de maintenance
- Vous répondez aux questions de 1ère ligne concernant ces demandes et pouvez en discerner le caractère urgent
- Vous planifiez les visites des organismes de contrôle selon le planning annuel établi par votre collègue
- Vous gérer le suivi opérationnel des visites de contrôle en assurant l'accès aux installations, le planning des techniciens et la création de nouveaux ordres de travail selon les remarques issues des rapports post-visite
- Vous assurez la gestion administrative du service (organisation et compte-rendu des réunions, support administratif au responsable technique, mise à jour des différentes sources d'information etc)
- Lorsque nécessaire, vous effectuez le suivi administratif des dossiers d’assurances, vérifiez la validité des bons de commande reçus et formalisez les procédures dans le cadre des accréditations
- A terme, vous complétez les documents officiels vis-à-vis de l'administration (demande de permis, primes,...).
Qualifications
- Vous avez une approche client et accueillez les demandes d'intervention de façon calme et professionnelle de façon à comprendre et évaluer la nature des demandes d'intervention pour une prise en charge optimale et rapide
- Vous aimez le travail d'équipe et communiquez aisément avec l'équipe de techniciens et tous les interlocuteurs internes et externes
- Vous démontrez une grande rigueur administrative, pour pouvoir garder tous vos dossiers à jour et retrouver facilement une information.
- Vous faites preuve de diplomatie et êtes capable de garder votre calme y compris dans des situations d'urgence et de stress
- Vous avez une formation ou expérience équivalente en support administratif et un attrait pour la technique ou l'inverse
- Votre outil de travail principal est la GMAO (Ultimo), une expérience avec Ultimo ou un logiciel similaire est un atout
- Microsoft Office n’a aucun secret pour vous (Word, Excel, Outlook)
- Vous vous exprimez parfaitement en Français et/ou Néerlandais et savez vous faire comprendre dans l'autre langue nationale
- Une expérience dans le secteur des soins de santé est un plus
Informations supplémentaires
Nous offrons :
- CDD, prolongeable en vue d'un fixe
- Un travail à temps plein, horaire entre 08h00 et 16h06
- Un environnement agréable et humain
- Un environnement de travail où le facteur humain est primordial
- Un salaire conforme au secteur
- Une assurance hospitalisation après 6 mois, une assurance accident vie privée, décès et invalidité
- 24 jours de congé/an
- Garde d’enfant en cas de maladie pour 20€/jour en fonction des places disponibles
- Des consultations médicales à Saint-Jean au tarif de la mutuelle
- Un lieu de travail facilement accessible par les transports en commun
- Une intervention dans les frais de transport publics
